Pengelolaan perpustakaan yang efektif tidak hanya berfokus pada penyediaan bahan pustaka, tetapi juga evaluasi berkala terhadap pemanfaatan koleksi tersebut. Di Maktabah Darul Irsyad, salah satu langkah konsisten yang terus dijalankan adalah kegiatan pendataan harian untuk memetakan buku-buku yang paling sering dibaca, jarang dibaca, hingga koleksi yang sama sekali belum pernah disentuh oleh pemustaka.
Kegiatan audit mini ini memiliki efisiensi waktu yang tinggi karena dilaksanakan secara disiplin setiap hari, tepat 15 menit sebelum maktabah ditutup. Di sela-sela persiapan penutupan layanan, pengelola memanfaatkan momen ini untuk memantau kondisi dan posisi buku di area baca maupun rak penyimpanan.
Adapun fokus pengelompokan data yang dilakukan meliputi:
Buku yang Sering Dibaca: Mengetahui literatur atau judul favorit yang paling tinggi peminatnya berdasarkan sirkulasi harian dan buku yang menumpuk di meja baca.
Buku yang Jarang Dibaca: Mengidentifikasi bahan pustaka yang potensial namun memiliki frekuensi peminjaman atau pembacaan yang rendah.
Buku yang Tidak Pernah Dibaca: Menemukan koleksi pasif yang luput dari perhatian pemustaka sejak pengadaan terakhir.
Rutinitas sederhana menjelang jam tutup ini memiliki fungsi krusial dalam manajemen koleksi maktabah, di antaranya:
Evaluasi Keaktifan Koleksi: Memberikan gambaran riil mengenai buku mana saja yang benar-benar aktif dimanfaatkan dan mana yang menjadi "koleksi mati" (dead stock).
Dasar Kebijakan Perawatan dan Promosi: Buku yang jarang atau tidak pernah dibaca nantinya bisa diberikan perlakuan khusus, seperti rotasi posisi rak, diangkat menjadi rekomendasi mingguan, atau dievaluasi ulang keberadaannya.
Optimalisasi Anggaran Pengadaan: Membantu pengelola mengambil keputusan yang lebih tepat sasaran untuk pengadaan buku di masa depan agar sesuai dengan kebutuhan nyata pemustaka.
Langkah kecil yang konsisten ini adalah komitmen Maktabah Darul Irsyad dalam memastikan bahwa setiap koleksi yang tersedia benar-benar memberikan manfaat literasi yang optimal bagi seluruh pengunjung.